Llegada a la sede:
Los equipos pueden llegar al Puerto Deportivo Elcano (Prolongación, Av. Rda. de Vigilancia, s/n, 11011, Cádiz) desde el 12 abril.
La puerta de acceso para furgonetas y remolques se encuentra en el acceso principal. El personal del centro recibirá a los equipos en la cabaña de marinería y guiará a cada uno para que descargue los barcos. En ese momento se hará entrega de las pegatinas identificativas para cada base del mástil y carro (según las cuales tendrá que situar su barco en su correspondiente zona).
Tras descargar los barcos en Elcano, el remolque podrá ser aparcado en el área indicada dentro de la Zona Franca (mapa no1, calle Ronda de Vigilancia, sin número), de miércoles 12 a viernes 14 con el siguiente horario:
Acceso 1: de 09:00 a 15:00
Acceso 2: de 09:30 a 13:30 y de 16:00 a 19:00
Una vez aparcado el remolque, no se volverá a tener acceso al mismo hasta el sábado 22 por la tarde (tras finalizar la regata).
Grúa para lanchas:
Horario de grúa para lanchas al inicio del campeonato: por orden de llegada, desde el día 12 de abril, de 11:30 a 18:30.
Horario de grúa para lanchas al final al campeonato: sábado 22: de 11:00 a 21:00, domingo 23: de 09:00 a 19:00 ininterrumpidamente. El personal de Elcano distribuirá turnos para la organización de la grúa para sacar las lanchas del agua.
Atraque de lanchas de entrenadores: todas las lanchas de entrenadores deberán ser atracadas en el lado derecho del pantalán 1 y el lado izquierdo del pantalán 2 (mirando desde tierra).
Parking:
Las furgonetas deberán tener a la vista su tarjeta identificativa en todo momento tanto en la zona de parking de Elcano como durante la ceremonia de inauguración. Esta tarjeta será entregada durante la inscripción en la oficina de regatas.
Ceremonia inauguración, día 16 de abril
Consistirá en un desfile de los equipos portando la bandera de cada país, un acto con discursos por parte de los representantes locales y de la clase, una actuación musical y un posterior encuentro y coctail.
Parking durante la ceremonia: Mapa no2 (con la tarjeta de autorización del vehículo).
El punto de encuentro para los equipos estará en el Paseo de Canalejas (coordenadas Google maps) a las 18:15 (mapa no3). A su llegada, cada equipo debe buscar al responsable de la organización que portará un cartel con la bandera de su país. Este responsable hará entrega de una bandera y organizará el orden de cada equipo en el desfile. Cada equipo será responsable de su propia bandera, que deberá ser devuelta a la organización a su llegada a la Casa de Iberoamérica.
Cada equipo participante deberá designar a la persona que portará su bandera en el desfile. Se agradecería, en los casos que sea posible, que esta persona sea mujer/niña, con vistas al fomento de la igualdad de género y el impulso del papel de la mujer en el deporte náutico.
Los responsables de la organización guiarán a los equipos durante el desfile. Estos deberán pasar por delante del escenario cuando la speaker nombre a su país, y después se les indicará el lugar donde deben situarse al finalizar.
A las 20:00 horas aproximadamente, se guiará a los equipos a la Casa de Iberoamérica (calle Concepción Arenal, s/n), donde se procederá a la recepción y al cóctel. El acto terminará en torno a las 22:00
Comida:
Cada miembro del equipo recibirá una tarjeta de comidas para los días 17 al 21 que tendrá que sellar en el restaurante cada vez que la utilice. Su utilización debe ser unipersonal y responsable.
La comida de los participantes estará disponible tras las pruebas en el agua de cada día.
Agua:
Habrá una carpa de “Aguas de Cádiz” para el uso de botellas rellenables.
Combustible:
No hay servicio de respostaje en el Centro Náutico Elcano. La gasolinera más cercana (HEMEGAS CÁDIZ) se encuentra en la calle Algeciras. Las embarcaciones pueden ser repostadas en Puerto América (en el muelle comercial de Cádiz) o en Puerto Sherry.